Dit kan uw secretaresse

Het zijn vaak dezelfde termen die u in personeelsadvertenties voor secretaresses ziet staan: zij is de spin in het web, houdt de agenda’s bij voor de managers van verschillende afdelingen, legt vergaderingen vast, notuleert, werkt die notulen uit, spreekt haar talen…

Van alle markten thuis
Ga er maar aan staan. Een secretaresse is iemand die van alle markten thuis moet zijn. En een beetje ondernemer of manager heeft een secretaresse. Sterker nog: kan niet zonder die secretaresse. Dat blijkt ook uit een onderzoek van Het Secretaressebureau (mei 2010) onder haar opdrachtgevers. Het blijkt zelfs dat heel veel managers met hun handen in het haar zitten als hun vaste secretaresse ziek of met vakantie is.

Aan één woord genoeg
Daarnaast gaven de ondervraagde managers aan dat ze met de vaste secretaresses over het algemeen een heel goede band hebben. De goede secretaresse zou aan één woord genoeg hebben en zouden het niet erg vinden om eens wat extra’s te doen of een uurtje over te werken.

Imago
Het is een beetje kip en ei. Alle hierboven genoemde voorbeelden versterken het clichébeeld over de secretaresse en geven stof tot weer een grap. Uiteindelijk weet iedereen met gezond verstand – dus zeker de ondernemer - dat een beetje secretaresse een onmisbare schakel is in een bedrijf. Misschien is daardoor wel de, mede door de bloemenbranche georganiseerde, jaarlijks terugkerende secretaressedag bedacht. En wat te denken van de Secretaresse van het Jaar verkiezing? Het zijn misschien wel ultieme pogingen om het imago van de secretaresse op te vijzelen, maar tegelijkertijd speelt de commercie daar natuurlijk ook gewoon handig op in.

Cijfers en feiten
Terug naar de feiten. Alle administratieve functies meegerekend waren er vijf jaar geleden ongeveer 150.000 secretaressen in Nederland. Naast de term ‘secretaresse’ zijn er verschillende benamingen voor dit beroep: managementassistent, officemanager, management executive, afdelingssecretaresse, directiesecretaresse, secretaresse Raad van Bestuur, personal assistant et cetera.

Feiten en cijfers
De gemiddelde leeftijd van een ‘gewone’ secretaresse is 34 jaar, maar de gemiddelde leeftijd van een directiesecretaresse is 37 jaar. Het overgrote deel van de secretaresses (68%) werkt 30 uur per week of langer (tegenover 48% van alle werkende vrouwen). 60% van de secretaressen werkt in een bedrijf of organisatie met meer dan 199 werknemers. 85% van de secretaressen beoordeelt de relatie met de direct leidinggevende als goed tot uitstekend (Bron: Secrepedia).

Opleidingen
Het bekendste instituut voor opleiding tot secretaresse is natuurlijk Schoevers. Schoevers leidt als particulier opleidingsinstituut jaarlijks 8500 secretaressen op zowel mbo- als hbo-niveau op. Andere opleidingsinstituten met secretaresseopleidingen zijn onder andere ISBW, NCATB, LOI. Uitzendbureaus als Randstad, Manpower en Quality Select hebben ook speciale secretaresseopleidingen en -trainingen.

Wat moet uw secretaresse kunnen?
Mocht u als ondernemer op zoek zijn naar een heel goede secretaresse, of wilt u weten of uw secretaresse het eigenlijk wel goed doet, dan zijn er genoeg sites die u een beetje wegwijs kunnen maken. Belangrijker is wellicht dat u voor u zelf nagaat wat uw secretaresse allemaal moet kunnen.

Coördineren, organiseren en communiceren
En wie kan dan beter verwoorden dan Ria van ’t Klooster, directeur van secretaresseopleidingsinstituut Schoevers (Uit: Je krijgt de secretaresse die je verdient, MT, 2005): "In de opleidingen richten we ons op drie gebieden: coördineren, organiseren en communiceren. De aloude secretariële taken, zoals agendabeheer en postverwerking, zijn er nog steeds, maar er zijn andere belangrijke taken bijgekomen.”

Anderen voor je kunnen winnen
Volgens Van ’t Klooster zijn het vooral de persoonlijke eigenschappen die een grote rol spelen: “Alles gaat steeds sneller. Van secretaressen wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kunnen regelen: van grote evenementen tot zakenreizen en bedrijfsuitjes; van internationale conferencecalls tot een besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moeten ze goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Anderen voor je kunnen winnen, zodat die iets voor jou doen of over hebben, is enorm belangrijk."

Het langste woord in de Van Dale
Naast een dienstverlenende instelling moeten secretaresses over zeer goede sociale vaardigheden beschikken, anders hoeven ze niet eens aan de opleiding te beginnen, aldus Van ‘t Klooster. En tenslotte nog een leuk feitje. Wist u dat het woord ‘Secretaressedag’ het langste woord in de Van Dale is dat volgens het tienvingertypen met alleen de linkerhand getypt kan worden?